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西安会议策划公司认为如何提高会议效率?

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西安会议策划公司认为如何提高会议效率?

发布日期:2019-07-18 作者: 点击:

西安会议策划公司认为如何提高会议效率?1、停止例会:任何日程表上最糟糕的部分就是例会,或者说 “签到会”。在这样的会议上,每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间,而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。实际上,每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关,而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。

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2、慎重安排一对一对话:许多经理都忙于参加各种会议,因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上,一对一对话实际上重要,尤其是对下属而言。作为经理,你需要做出决策,解决下属面临的障碍,使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明,他们很重要,受到尊重。

3、所有会议都必须有一名负责人:这样的负责人应当介绍会议的目的和日程,确定决策者,安排后续跟进,以及发送会议记录。不应该有人问:“这是谁开的会?” 在负责人没有确定的情况下,不要召开会议,否则你要决定自己担任这样的角色。

4、提前发布会议目的和流程:会议上需要做出什么决定?谁需要参加会议?在人们走进会议室之前,他们应当知道为何要参加会议,以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票:允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。

5、你的日程表安排并不意味着你很重要:许多高级经理认为,忙碌的日程表意味着他们很重要。然而,他们只是经理,而不是专业开会人士。只有在团队需要你的时候,你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入,那么你可以拒绝会议。此外,如果没有收到邀请,那么请勿不请自来。通常情况下,这是对你所组建团队的一种考验。如果你有话要说,那么提前与会议负责人沟通。

6、日程表不应当导致决策被推迟:如果某项决策十万火急,那么需要立即召集所有决策者。创造一种急迫的文化,加速决策。控制会议规模:西安会议策划公司认为在理想情况下,参加会议的人不应多于 5 人。研究表明,如果有 7 人同处一间会议室,那么效率将会下降。对于某些会议,不同团队只需派代表参加,而不必全员参加。如果你不清楚如何与较小的团队开会,那么请重新思考你的目的,并进行任务划分。


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