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想要会议顺利进行就选西安会议策划公司

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想要会议顺利进行就选西安会议策划公司

发布日期:2018-04-24 作者: 点击:

一般在找到适当的会议承办商后,并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。但想要会议能顺利进行,西安会议策划公司主办方还需要深入把握很多细节工作: :

西安会议策划公司.jpg


1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。 

2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。 

3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。 

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。 

5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。 

6、西安会议策划公司在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。 


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