一般在找到适当的会议承办商后，并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。但想要会议能顺利进行，西安会议策划公司主办方还需要深入把握很多细节工作： :

1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由主办方来做，做出会议进程“时间进度表”。 

2、如果会议形式比较郑重，除了电话联系外，需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或者通知单，邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。 

3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，主办方还得负责收取会务费。 

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。 

5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告知会议承办方，请他们协助制定。 

6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，西安会议策划公司根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。